Co jakiś czas warto przeprowadzić w firmie gruntowne porządki – to też wiąże się z trwałym usunięciem niepotrzebnych plików oraz zniszczeniem zalegających dokumentów w formie papierowej. Nowy rok jest świetną okazją do dokładnego przejrzenia całej dokumentacji, jaka znajduje się w firmie i posegregowaniu dokumentów pod kątem tego, które z nich są nam jeszcze potrzebne, a które nie.
Uporządkowana dokumentacja to gwarancja wygodniejszej pracy i szybszego znajdowania potrzebnych akt. Łatwiej operuje się dokumentami, jeżeli liczba plików lub kartek do przejrzenia jest ograniczona i gdy mamy świadomość, że wszystkie niepotrzebne materiały zostały skutecznie zutylizowane.
Jak to zrobić, by było najwygodniej? Z pomocą przychodzą firmy od lat zajmujące się profesjonalną mobilną utylizacją dokumentów.
Mobilne niszczenie dokumentów – to takie proste
Profesjonalne niszczenie dokumentów to usługa obejmująca utylizację nie tylko tych akt, które posiadamy w formie papierowej – w koszulkach, segregatorach lub pudłach. To także skuteczne, mechaniczne niszczenie przeróżnych nośników danych:
- magnetycznych – dyskietki
- cyfrowych – dyski twarde komputerów, przenośne dyski twarde
- optycznych – płyty CD oraz DVD
- elektronicznych – karty pamięci oraz nośniki USB (pendrive’y)
Dokumenty, które chcemy zniszczyć wystarczy po prostu oddzielić od reszty. Należy to zrobić szczególnie dokładnie, by nie okazało się, że wśród stosu materiałów znalazł się ten jeden, którego jednak potrzebujemy. To samo dotyczy nośników danych – warto bardzo dokładnie przejrzeć każdy folder (również te ukryte) aby jeszcze bardziej upewnić się, że dane zawarte na dyskach są już nam w całości niepotrzebne. Po mechanicznym zniszczeniu nośników nie będzie dało się już niczego z nich odzyskać – ale przecież o to chodzi – o trwałe i bezpieczne usunięcie danych.
Poza tym, że dokładnie posortujemy dokumenty dla dobra własnego oraz swoich klientów – nie trzeba specjalnie przygotowywać się do usługi mobilnego niszczenia dokumentów. Oczywiście warto zadbać, by dokumenty papierowe były wolne od segregatorów, koszulek i innych opakowań zbiorczych, ponieważ te przedmioty mogą nam się jednak jeszcze przydać, a z reguły same w sobie nie zawierają żadnych wrażliwych, poufnych danych. Warto jednak je zostawić, ponieważ ich obecność znacząco wpływa na zapełnienie kontenera, do którego pakowane są dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Od ilości kontenerów natomiast zależy zazwyczaj cena usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów.
Na czym polega mobilność usługi? Profesjonaliści z branży mobilnej utylizacji dokumentów przyjeżdżają na podany adres w umówionym terminie. Następnie towar jest odbierany, wkładany do wspomnianych już wcześniej kontenerów i przewożony do miejsca niszczenia. Kontenery są w bezpieczny sposób plombowane i w tej formie dostają się do niszczarni. Najlepsze firmy specjalizujące się w profesjonalnym niszczeniu dokumentów pozwalają klientowi być obecnym przy procesie niszczenia, a nawet udostępniają film z tego procesu – wszystko po to, byśmy mieli absolutną pewność, że dane naszego przedsiębiorstwa nie dostaną się w żadne niepożądane ręce. W końcu bezpieczeństwo gra główną rolę przy jakichkolwiek operacjach związanych z dokumentami, na których mogą się znaleźć dane handlowe firmy, dane osobowe pracowników i klientów lub jakiekolwiek inne ważne informacje związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa.
Mobilne niszczenie dokumentów – wygodna i bezpieczna forma utylizacji materiałów
Można śmiało powiedzieć, że dbanie o bezpieczeństwo danych firmy oraz jej klientów i pracowników jeszcze nigdy nie było tak proste. Po naszej stronie leży jedynie skrupulatne przygotowanie dokumentów, które chcemy zniszczyć – resztą już zajmie się firma, które oferuje profesjonalną ich utylizację.
Profesjonaliści z branży utylizacji dokumentów zadbają o to, by dokumenty były zniszczone w sposób trwały i bezpieczny – tak, aby nikt niepożądany nie mógł już nic z nich odczytać. Warto więc zainteresować się taką usługą w swojej firmie, bo jak wiadomo – każde przedsiębiorstwo generuje sporą ilość materiałów zawierających dane osobowe czy poufne z punktu widzenia zakładu, które powinny być trwale zniszczone bez możliwości odczytu z nich jakichkolwiek informacji.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów